Nye regler om innsyn i aksjeeierbøker og aksjeeierregistre

Aksjelovgivningen gir i dag enhver rett til innsyn i selskapers aksjeeierbøker og aksjeeierregistre. Nærings- og fiskeridepartementet har nylig vedtatt en ny forskrift som nærmere regulerer innsynsretten. I tillegg til å regulere hvordan innsyn kan og skal gis, har forskriften nærmere regler om rett til informasjon om eiere av forvalterregistrerte aksjer. Sistnevnte innebærer at allmennheten fra 1. februar 2025 også vil ha rett til innsyn i hvem som er bakenforliggende eiere av forvalterregisterte aksjer*.

Kapitalmarkeder (ECM)

Informasjon om eiere av forvalterregistrerte aksjer

Periodisk oversikt

De nye reglene pålegger selskaper med forvalteregistrerte aksjer en plikt til å gjøre tilgjengelig en oversikt over hvem som er eier av selskapets forvalterregistrerte aksjer, hvilket land eierne er bosatt i og hvor mange aksjer hver enkelt eier.

Oversikten skal gjøres tilgjengelig for allmennheten minst én gang i året uten kostnad, senest seks uker før ordinær generalforsamling avholdes. Oversikten kan gjøres tilgjengelig ved at selskapet publiserer informasjon på sin nettside om hvordan oversikten kan bestilles fra selskapet, og skal gjøres tilgjengelig for den som ber om det innen tre virkedager fra kravet fremsettes. For å være i posisjon til å ha oversikten tilgjengelig innen fristen på seks uker bør selskapene iverksette en prosess for identifisering av forvalterregistrerte aksjer i god tid i forkant, da slike prosesser kan ta flere uker og det kan variere hvilken tjenesteleverandør som bør benyttes.

Rett til innsyn

I tillegg pålegger de nye reglene selskaper med forvalterregisterte aksjer en plikt til å gi enhver som ber om det innsyn i hvem som er eiere av forvalterregistrerte aksjer*. Det er verdt å merke seg at selskapet kan kreve faktiske innsynskostnader dekket i forbindelse med et slikt krav. Prosessen etter at selskapet mottar et innsynskrav vil være som følger:

Innen to virkedager fra selskapet mottok kravet, skal selskapet informere den som krever innsyn om at selskapet har rett til, og vil kreve at, den som ber om innsyn dekker selskapets faktiske kostnader forbundet med innsynskravet og spesifikt opplyse dersom det anslås at kostnadene vil overstige NOK 30 000.
Selskapet skal videre be den som krever innsyn bekrefte at kravet opprettholdes. Selskapets plikt til å gi innsyn faller bort dersom slik bekreftelse ikke gis innen én uke fra den som har begjært innsyn mottok opplysninger om at kostnadsdekning vil bli krevet.
Selskapet plikter å gi innsyn i hvem som eier forvalterregistrerte aksjer innen seks uker fra selskapet har mottatt bekreftelse på at innsynskravet opprettholdes.
Selskapet må avklare hvilken tjenesteleverandør som skal benyttes for bistand til koordinering av innhenting av opplysningene fra forvalterne, da dette vil kunne variere mellom kontofører og annen tjenesteleverandør som tilbyr identifisering av eiere av forvalterregistrerte aksjer.
Når informasjonen er innhentet skal selskapet oversende en sammenstilt oversikt over hvem som er eiere av de forvalterregistrerte aksjene, hvilket land aksjeeieren er bosatt i og hvor mange aksjer hver enkelt eier, til den som har bedt om innsyn.
Dersom selskapet når innsynskravet fremsettes har en sammenstilt oversikt som ikke er eldre enn ett år, skal selskapet opplyse om dette og datoen for oversikten. Den som ber om innsyn, kan kreve å få utlevert denne kostnadsfritt innen tre virkedager fra kravet fremsettes. Hvis den eksisterende oversikten ikke er eldre enn fire uker, kan selskapet også oppfylle sin innsynsplikt ved å utlevere denne.

Innsyn i aksjeeierregister og aksjeeierbøker

Det følger allerede av aksjelovgivningen at opplysninger i aksjeeierregister og aksjeeierbøker skal være tilgjengelig for enhver. De nye reglene fastsetter nærmere krav til hvordan slikt innsyn skal gis når det fremsettes krav om innsyn:

Innsyn skal som utgangspunkt skje kostnadsfritt ved oversendelse av aksjeeierregisteret eller aksjeeierboken per e-post, innen henholdsvis én virkedag fra innsynskravet ble mottatt for selskaper med aksjer registrert i Euronext Securities Oslo (VPS) og tre virkedager for selskaper som ikke har aksjer registret i VPS.
Euronext Securities Oslo (VPS) har lansert en aksjeeierportal hvor allmennheten kan logge inn gratis og få tilgang til siste tilgjengelige aksjeeierregister for noterte selskap.
Noterte selskaper som ikke har sperret for innsyn i løsningen til Euronext Securities Oslo (VPS), vil i praksis kunne oppfylle innsynskravet med en henvisning til aksjeeierportalen, som er tilgjengelig her.
Selskaper som ikke har aksjer registrert i Euronext Securities Oslo (VPS) kan også gi innsyn via en innsynsløsning dersom selskapet fører aksjeeierboken i en tjenesteleverandør som tilbyr søkbare systemer.

* I juni 2021 ble det vedtatt en ny lovbestemmelse i allmennaksjeloven som ga allmennheten rett til innsyn i hvem som er eiere av forvalterregistrerte aksjer. Bestemmelsen er imidlertid ikke satt i kraft i påvente av nærmere forskriftsregulering av slikt innsyn. Forskriften introduserer nærmere regler om dette, og det er derfor forventet at den lovfestede innsynsretten i eiere av forvalterregistrerte aksjer vil tre i kraft samtidig som forskriften den 1. februar 2025.