Styret har det overordnede ansvaret for ledelsen av selskapet, og er ansvarlig for å føre tilsyn med den daglige ledelsen og driften av selskapet. De ekstraordinære konsekvensene koronaviruset har på økonomien, øker behovet for enda mer aktive styrer enn i normale tider.

Det er avgjørende å kartlegge nye eller økte risikoer selskapet utsettes for som følge av koronaviruset og å vurdere hvordan selskapet best kan takle disse risikoene. Nedenfor har vi listet opp en rekke forhold styret bør vurdere. Listen er generisk, og må tilpasses kravene til det konkrete selskapets forretningsmessige og økonomiske stilling.

Likviditetsrisiko og egenkapitalsituasjon

1. Vurdere tilgjengeligheten av fremmedkapitalfinansiering

  • Det må vurderes om selskapet kan forvente å overholde sine finansielle covenants fremover. Det bør utarbeides et kontantstrømbudsjett basert på realistiske forutsetninger
  • Vesentlige låneavtaler bør gjennomgås for å sjekke om de inkluderer betingelser som begrenser selskapets handlingsfrihet eller som långiverne kan påberope som mislighold
  • Hvis selskapet på kort sikt skal foreta betydelige gjeldsnedbetalinger eller rentebetalinger, må det vurderes om selskapet vil være i stand til å utføre slike betalinger og samtidig opprettholde tilstrekkelig arbeidskapital eller om det bør søkes om betalingsutsettelse

2. Vurdere hvor sikker tilgangen til eksisterende likviditet er

  • Selskapet bør vurdere om det er tilstrekkelig sikker på at det vil ha tilgang til kontanter og andre likviditetsressurser, inkludert vurdere soliditeten til banker der kontantene er plassert
  • Det bør vurderes hvor i konsernstrukturen kontantene ligger, herunder om det er en risiko for at konsernet vil miste tilgangen til kontanter i datterselskap eller at datterselskaper kan trekke seg fra konsernets konsernkontoordninger
  • Motregningsrettigheter som kan påberopes av banker som konsernet har bankkontoer i, bør vurderes
  • Selskapet bør vurdere om det skal trekke opp tilgjengelige kreditter

3. Vurdere risikoer knyttet til inngående kontantstrømmer

  • Motpartsrisikoer, slik som risikoen for kundekonkurser eller annet mislighold eller forsinkede betalinger, bør vurderes
  • Risikoen for oppsigelse av vesentlige kundeavtaler bør vurderes
  • Det bør foretas en juridisk vurdering av risikoen for at kunder påberoper seg juridiske argumenter for å utsette eller si opp vesentlige langsiktige avtaler

4. Vurdere utgående kontantstrømmer

  • Selskapet bør vurdere muligheten for å utsette betalinger til leverandører
  • Risikoen for at leverandører kan kreve forhåndsbetaling samt hvordan dette eventuelt vil påvirke likviditeten, bør vurderes
  • Risikoen for at leverandører påberoper seg force majeure eller lignende juridiske argumenter for å rettferdiggjøre leveringsforsinkelser bør vurderes
  • Selskapet bør vurdere om det er utsatt for back-to-back risikoer, f.eks. foretar selskapet betalinger til leverandører som forutsettes dekket ved fakturering av kunder?

5. Derivater

  • Mulig innvirkning på derivatavtaler, herunder motparters mislighold, «mark-to-market»-bestemmelser og bestemmelser knyttet til markedsforstyrrelser, bør vurderes

6. Utbytte/tilbakekjøp

  • Styret bør vurdere å stanse eller redusere årlige/kvartalsvise utbetalinger av utbytte, herunder omdømmeeffekten av utbytteutbetalinger
  • Styret bør vurdere å stanse eventuelle tilbakekjøp av egne aksjer

7. Egenkapitalrisiko

  • Styret bør vurdere om driftsunderskudd eller nedskrivninger kan sette konsernets egenkapital i fare
Driftsrisikoer
  • Selskapet bør vurdere risikoen for at kritiske virksomhetsfunksjoner ikke blir utført, f. eks. på grunn av at nøkkelansatte er utilgjengelige, og planlegge avhjelpende tiltak
  • Selskapet bør vurdere risikoen for viktige leverandørers mislighold og planlegge avhjelpende tiltak, inkludert kartlegging av alternative leverandører
  • Risikoer knyttet til kritiske IT-systemer, f. eks. på grunn av leverandørers mislighold eller fravær av kvalifiserte ansatte, bør vurderes
  • Sikkerhetsrisikoer knyttet til økt bruk av hjemmekontor bør vurderes
Kontraktsmessige risikoer
  • Selskapet bør vurdere hvilke kontrakter/motparter som er avgjørende for egen virksomhet
  • Det bør gjøres en vurdering av om disse motpartene står i fare for å gå konkurs og mulige konsekvenser for selskapets leveringsforpliktelser
  • Når det gjelder vesentlige kontrakter, bør viktige kontraktklausuler og vesentlige forpliktelser for selskapet kartlegges, og klausuler som kan påberopes som grunnlag for ikke å oppfylle forpliktelser, bør vurderes; f.eks. forbehold om vesentlige negative endringer (MACs), force majeure-bestemmelser eller andre grunner for oppsigelse eller utsettelse
Ansatte og ledelse
  • Selskapet bør kartlegge og iverksette nødvendige HMS-tiltak for å beskytte de ansattes helse og velferd og redusere faren for smitte
  • Behovet for permitteringer/nedbemanninger bør vurderes
  • Selskapet bør utvikle en kommunikasjonsplan for sine ansatte
  • Styret bør vurdere risikoen for at nøkkelmedlemmer i ledelsen eller andre nøkkelansatte kan bli utilgjengelige på kort varsel
  • Styret bør vurdere mulige konsekvenser for godtgjørelse og informasjon til ansatte/ledelse i forhold til dette
Reguleringsrisikoer og –problemstillinger
  • Selskapet bør vurdere risikoen for nye myndighetskrav som kan påvirke konsernets virksomhet, slik som reiserestriksjoner, handelsrestriksjoner, eksportkontroll, nye HMS-krav, osv.
  • Selskapet bør utvikle en plan for å opprettholde forholdet til sentrale myndighetsorganer
  • Evnen til å oppnå støtte fra statlige redningspakker bør vurderes
Forsikring
  • Selskapet bør vurdere forsikringsdekning for mulige tap, f.eks. tap knyttet til kunders mislighold, stenging av produksjonsanlegg, osv.
Informasjonsplikt og investorforhold
  • Selskapet bør løpende vurdere om det bør informere om engangshendelser (f.eks. kunders vesentlige mislighold ellerstenging av produksjonsanlegg)
  • Behovet for resultatvarsel bør vurderes
  • Det bør vurderes om det bør gjøres endringer i selskapets finanskalender
  • Behovet for beskrivelser av virkningene av koronaviruset i selskapets finansielle rapporter bør vurderes, inkludert kartlegging av risikoer virksomheten er utsatt for, en vurdering av eventuell guiding og eventuelle endringer i utbyttepolitikken
  • Selskapet bør utvikle en plan for kommunikasjon med investorer
Styrets rutiner og generalforsamlinger
  • Styret bør vurdere å øke frekvensen av, og innholdet i, rapporteringen til styret
  • Styret bør sikre at styremøtene kan avholdes uten at man må møte fysisk
  • Styrelederen bør vurdere behovet for ytterligere styremøter hvis noe ekstraordinært eller viktig skjer
  • Styret bør vurdere hensiktsmessige ordninger for å avholde den ordinære generalforsamlingen under de nåværende forhold, og om møtet bør utsettes